Борьба с задачами при помощи Битрикс24

Исходная цель: сделать так, чтобы не думать о том, что день грядущий нам готовит. Открывать задачи и делать их делать, проверять исполнение и всё… Отключился и просто живешь, а когда нужно снова, то подключился и делаешь, делаешь… Потому что пока не научишься управлять задачами, они будут занимать (съедать) всё твоё время.

Статью на основе этого материала можно назвать «Регулярный менеджмент с помощью CRM-системы Bitrix24». Доказываю, что это не пафос.

Главное правило нашей компании: ни одно поручение не является данным, если оно не занесено в Битрикс24.

Всю свою сознательную предпринимательскую и консалтинговую жизнь я мечтал об инструменте, на котором все мои дела будут «как на ладони». А что значит «все дела»? Это, например, вот такие направления:
01. Продажи

• Bitrix24
• Soloten Realty
• Маркетинговые услуги

02. Маркетинг

• Статьи
• SMM
• Сайт

03. Финансы

• Исполнение планов
• Оплаты/выплаты/акты

04. База знаний

• Пополнение Wiki
• Сертификация сотрудников и самого себя

05. Инвестпроекты

• Заявки
• Рассмотрения
• Бизнес-планирование

И есть еще 06 - регулярные операции, они сами появляются в календаре, то есть либо генерируются системой, либо их заводят исполнители:

• Просмотр резюме
• Публикация вакансий
• Собеседования
• Тестовые задания.

Отчет-таблицу по проектам 01 - 06 в разрезах:

• мои собственные задачи
  
  
• делегированные задачи в разрезе сотрудников кому что делегировал
  
  
• вообще, прогресс - насколько мы продвигаемся по всем этим проектам.

Захожу в наш Битрикс24 в меню Задачи. Моё меню сейчас выглядит так:

Недостаток табличного представления задач — непонятно как сортируются группы между собой:

"Делаю" - это как раз и есть мои задачи, которые я сам же себе и поставил. Кстати, ставлю я себе задачи в том числе и через почту.
В собственном профиле каждый пользователь Bitrix24 может посмотреть email-адрес, на который можно отправить сообщение и оно превратится в задачу.

Если вы хотите на самом деле поставить задачу кому-то другому, то либо отправляете её себе, а потом уже в самом Битрикс24 переназначаете ответственного, либо заранее узнавайте этот адрес у такого человека. Обязательно внесите этот адрес в список контактов. В моем случае это контакты, которые я храню в нашем корпоративном Google. Наименование этому контакту лучше дать сразу и достаточно понятное. Я использую по таким адресам префикс Task, чтобы было удобно очень быстро отправлять задачи:

На компьютере, чтобы отправлять в Bitrix24 задачи связанные с тем или иным интернет-ресурсом, я использую Chrome-расширение Email Link. На телефоне (iPhone) мне лично очень удобно пользоваться приложением Mail To Self:

Как видно из скриншота, отправлять можно не только письма и веб-страницы, но и то, что вы скопировали в буфер.

У меня правило: в моем списке не должно быть задач не принадлежащих никакому проекту. Поэтому, когда вижу список собственных задач, моя первейшая задача с каждой из них расправиться одним из способов:

1. если она быстрая, тут же и исполнить
   
2. если задача требует делегирования, изменить в ней ответственного
   
3. если задача моя и только моя, обязательно присвоить ей проект.
   

После того как все задачи разобраны по проектам, позаботьтесь обязательно о том, чтобы сгруппировать их по подзадачам:

Иначе плоский список вам не понравится;)

Не забываем про групповые действия внизу таблицы, чтобы присвоить, например, проект сразу нескольким задачам.

Помните: никто из коллег не видит ваши задачи. Поэтому если вы хотите, чтобы кто-то их все-таки видел, включайте его в Наблюдатели.

Дальше расставляем приоритеты, чтобы сфокусироваться только на самых в данный момент важных задачах. Инструмент приоритетов подходит для делегируемых задач, чтобы тот, кому делегировали, понял что из всего обрушиваемого на него потока задач все-таки наиболее важное.

Кроме того, есть понятие "Избранная" задача. Возможно, вам будет проще выбрать из списка всех задач только те, над которыми вы действительно будете работать в ближайшие дни, переместить пункт "Избранные" влево и теперь каждый раз, когда вы будете заходить в раздел Задачи, перед вами будет открываться только список избранного.

"Самое высокоприоритетное из избранного", ну то есть вообще какой-то горящий проект, который лично меня очень волнует и который почти не делегирован, я помещаю в меню слева. Делается это путем настройки меню…

Разумеется, когда такая задача перерастает в Проект, самое время создать группу, настроить в ней права, пригласить участников и вперед – все работают над этим проектом.

Есть в задачах вкладки «Помогаю», «Руковожу» — всё это весьма удобно превращает «шквал-аврал» в чистоту и порядок.

Все, кто меня знают: не удивятся тому, что я хотя бы один абзац (всего один?!) посвящу чек-листам. Да, каждой задаче есть чек-листы. Их очень удобно перемещать вверх-вниз мышкой и ставить между ними разделители. Раньше мы использовали для этого всего Trello. Сейчас, разумеется, нет. Я как-то читал как организована работа с ИТ-инструментами в студии Олега Чулакова. При всём моём к ним уважении, ребята вынуждены использовать абсолютно различные сервисы для чек-листов, для задач, для учета времени. Да, и CRM у них конечно есть, но это тоже отдельно стоящая система. Пользуясь случаем, хочу посоветовать Олегу присмотреться к Битрикс24, чтобы всё перечисленное было действительно в одной централизованно управляемой программе.

Очень нравятся мне теги за то, что с их помощью можно анализировать опыт каких-то активностей на момент их свершения единым проектом не объединенных. Пример: мы завели тег #SMMОпытСеминар, которым помечаем любую активность, будь то задача или сообщение. Этим тегом мы помечаем приобретение нового для нас опыта: продвижение семинара через социальные сети. Таким образом, мы потом возьмем и просмотрим весь этот опыт быстро и с интересом.

Итак, задачи можно вводить и получать через:

1. CRM
   
2. прямой ввод в разделе задач
   
3. меню планирования рабочего дня
   
4. комментарий в живой ленте
   
5. календарь.
   
   

Любую задачу можно добавить в план рабочего дня:

Получаем, вводим, сортируем, назначаем на сегодняшний день и… выполняем;)

В Битрикс24 есть тонкая задумка, сермяжный смысл которого я постиг далеко не сразу. В нём существуют традиционная сущность «Задачи» и... сущность «Мои дела». Последнее строится исключительно для работы в продажах, то есть с CRM. Это список как запланированных, так и выполненных дел: задач, писем, встреч, звонков, визитов.

Если в «Своих делах» поставить именно задачу, то она будет классической задачей, но с префиксом CRM.

Прямо из вот этих вот «Моих дел» можно не только запланировать звонок или встречу, но и написать электронное письмо, и позвонить и воспользоваться планировщиком событий.

Календари в Битрикс24 организованы архи-удобно. Свой персональный календарь может быть у каждого сотрудника, а также у каждого проекта (группы) и у компании в целом. Я настроил всё так, чтобы единовременно просматривать следующие календари, разделенные цветами:

1. мой личный Google-календарь. Очень важно планировать рабочие дела не в отрыве от дел личных и общественных.
   
2. календарь моей общественной работы
   
3. календарь другого бизнеса, который еще не перешел на Битрикс24, но это обязательно случится;)
   
4. мой CRM-календарь Soloten: в нём отражаются назначенные встречи, письма и звонки по текущим клиентам
   
5. мой календарь задач Soloten: в нём отражаются задачи — всё то, о чем мы тут в статье говорим сейчас
   
6. календарь компании.
   

При необходимости, я могу в любой момент подключить сюда календарь любой из групп-проектов, а также выключить какой-то из календарей пусть даже и на время, чтобы не мозолил глаза.

Есть только один у этого всего базовый недостаток: все мои попытки получить такую же «новогоднюю ёлочку событий» в нативном календаре iOS-устройств или где-то еще вне Битрикса, оказались тщетны в виду того, что Битрикс24 пока не может предоставлять «наружу» больше чем один календарь. А именно календарь «Моих дел».

Нужно не забывать, что Задачи Bitrix24 поддерживают отправку различных уведомлений средствами модуля Веб-мессенджер. Выбрать желаемые уведомления и способ их доставки можно в форме настроек Веб-мессенджера:

Ну, я не знаю, всяк имеющий в своем распоряжении такой инструмент, должен прямо сразу-сразу начать вытачивать миллионы зелени!